Anwälte und Notare gehören meist zu den ersten Menschen, an die ein Mandant denkt, wenn er seine Angelegenheiten ordnet, und zu den letzten, die erfahren, wenn das Schlimmste geschieht. Das Testament wird sorgfältig aufgesetzt. Die Vollmacht wird unterschrieben. Die notarielle Urkunde wird hinterlegt. Jahre vergehen. Dann, eines Tages, stirbt der Mandant, und die Nachricht kann Tage, Wochen oder in manchen Fällen Monate brauchen, um die Kanzlei zu erreichen, die die Akte führt. In der Zwischenzeit verstreichen Fristen. Vermögen bleibt unverwaltet. Ein trauerndes Familienmitglied, oft der Testamentsvollstrecker, bleibt zurück, um zum denkbar schlechtesten Zeitpunkt Papieren hinterherzulaufen.
Dieser Artikel handelt von dieser Lücke. Warum die Nachricht von einem Versterben so oft spät und über den fragilsten Weg zur juristischen Fachkraft gelangt, was sie sowohl den Nachlass des Mandanten als auch die Arbeit der Kanzlei kostet, und wie Y.O.D.O. eine ruhigere Alternative bietet, die der Mandant im Voraus einrichten kann, ohne Kosten für die Familie oder die Kanzlei.
Wie die meisten Kanzleien heute von einem Tod erfahren
Bei aller Raffinesse der modernen Nachlassplanung gelangt die eigentliche Benachrichtigung über den Tod eines Mandanten noch immer über einige der ältesten Wege, die wir haben. Ein hinterbliebener Ehepartner erinnert sich, dass es ein Testament gab, findet den Briefkopf der Kanzlei in einer Schublade und ruft den Empfang an. Ein erwachsenes Kind, erschöpft und mit der Kanzlei nicht vertraut, schickt eine kurze E-Mail mit der Frage, wie es weitergeht. Ein Bestatter erwähnt beiläufig, er habe gehört, dass ein langjähriger Mandant verstorben sei. Ein Mitarbeiter entdeckt eine Todesanzeige in der Lokalzeitung und weist den Partner darauf hin. Gelegentlich ruft niemand an, und die Kanzlei erfährt vom Tod erst, wenn Monate später ein Dritter wegen eines Vermögenswerts Kontakt aufnimmt.
In jedem dieser Szenarien liegt die Last, es Ihnen zu sagen, bei jemandem in Trauer oder beim Zufall. Das ist für die Familie unangenehm und für die Kanzlei unzuverlässig. Es steht auch im Widerspruch zu der sorgfältigen, strukturierten Art, in der der Rest der Angelegenheiten des Mandanten geregelt wurde. Das Instrument, das im Todesfall in Kraft treten sollte, hängt in der Praxis von einem informellen Anruf einer Person ab, die vielleicht nicht einmal weiß, dass es existiert.
Warum ein paar Tage zählen, selbst wenn keine Eile besteht
Nachlassarbeit ist gewöhnlich kein Wettlauf, und die meisten Kanzleien würden als Erste zur Besonnenheit unmittelbar nach einem Tod mahnen. Dennoch hat eine stille Verzögerung beim Benachrichtigtwerden Folgen, die leicht unterschätzt werden.
Zeitkritische Instrumente brauchen vielleicht früher Aufmerksamkeit, als die Familie merkt. Eine fortdauernde Vollmacht erlischt mit dem Tod und darf danach nicht mehr verwendet werden. Ein Trust kann erfordern, dass Treuhänder innerhalb eines bestimmten Zeitfensters einen bestimmten Schritt unternehmen. Ein grenzüberschreitendes Element, ein ausländischer Vermögenswert, eine in einem anderen Land registrierte notarielle Urkunde, kann seine eigene Uhr tragen. Keines davon ist meist fatal, wenn es in den ersten Wochen statt in den ersten Tagen angegangen wird, aber alle profitieren davon, dass die Fachkraft weiß, dass der Auslöser eingetreten ist.
Da ist auch die Frage des Schutzes. Bankkonten, Online-Identitäten und wiederkehrende Zahlungen sind in der Lücke zwischen einem Tod und den formellen Benachrichtigungen verwundbar. Betrug an Nachlässen Verstorbener ist eine reale Risikokategorie, und eine der wirksamsten Verteidigungen ist, dass vertraute Fachleute früh und zuverlässig wissen, dass der Mandant gestorben ist. Wenn die Kanzlei erst aus einer zufälligen E-Mail drei Wochen später davon erfährt, ist das Zeitfenster, in dem etwas leise hätte schiefgehen können, bereits offen und unbeaufsichtigt gewesen.
Und da ist die Beziehung selbst. Familien erinnern sich, welche Fachleute sich umgehend gemeldet haben und welche aufgespürt werden mussten. Eine Kanzlei, die die Familie in der ersten Woche der Trauer selbst finden musste, hinterlässt einen anderen Eindruck als eine Kanzlei, die bereits Bescheid wusste, bereits einen ersten Brief vorbereitet hatte und ihnen im richtigen Moment mit dem richtigen Ton begegnen konnte.
Zwei Arten von Fachleuten, zwei Arten von Präferenz
Unter Anwälten und Notaren teilt sich die Arbeitspräferenz grob in zwei Lager, und beide sind völlig berechtigt.
Manche Praktiker ziehen es vor, dass die Familie den ersten Schritt macht. Die Begründung ist stichhaltig. Sie respektiert das Tempo der Familie, sie bestätigt, dass die Angehörigen Ihre Kanzlei beauftragen wollen und nicht eine andere, und sie vermeidet jeden Anschein von Aufdringlichkeit in einem verletzlichen Moment. Für diese Fachleute ist die Frage nicht, ob die Familie sie kontaktiert, sondern wie vorbereitet sie selbst sind, wenn dieser Kontakt kommt. Der Wert, früh informiert zu werden, liegt nicht darin, dass sie in Aktion treten, sondern darin, dass sie einen stillen Vorsprung haben. Die Akte kann herausgesucht, die Sache terminiert, die richtige Person zugewiesen werden, und die Antwort an die Familie kann, wenn sie kommt, unaufgeregt und informiert statt improvisiert sein.
Andere Praktiker ziehen es vor, sich selbst zu melden, sobald sie wissen, dass ein Mandant verstorben ist. Die Begründung ist hier ebenso stichhaltig. Es erspart der Familie einen schwierigen Anruf. Es erlaubt der Kanzlei, mit Fürsorge voranzugehen, statt darauf zu warten, angesprochen zu werden. Es signalisiert, dass die berufliche Beziehung echt war und nicht transaktional. Für diese Fachleute ist der Wert, früh informiert zu werden, unmittelbarer. Sie wollen diejenigen sein, die den behutsamen Brief schreiben, das Treffen anbieten, den Ton der folgenden Arbeit setzen.
Beide Präferenzen hängen von derselben Voraussetzung ab. Die Fachkraft muss es wissen. Y.O.D.O. ergreift keine Partei zwischen diesen Stilen. Es sorgt einfach dafür, dass Sie, welcher Stil Ihnen auch lieber ist, nicht die letzte Person im Bilde sind.
Was Y.O.D.O. ist, in einem Absatz
Y.O.D.O. ist ein privater Dienst, der es einer Person erlaubt, zu entscheiden, solange es ihr gut geht, was geschehen soll, wenn sie es niemandem mehr selbst sagen kann. Die Person setzt einen ruhigen Rhythmus von Check-ins. Sollte sie je aufhören, sich zu melden, werden die Menschen, denen sie vertraut, behutsam aufgefordert, nach ihr zu sehen, falls etwas nicht stimmt, solange noch Zeit ist zu helfen. Getrennt davon kann die Person Nachrichten für die Menschen vorbereiten, die sie wählt, in ihren eigenen Worten, und die Fachleute benennen, die informiert werden sollen, sobald ein Versterben verifiziert wurde. Nichts wird früh geteilt, und nichts wird breit geteilt. Die Kontrolle liegt ganz bei der Person, ruhig im Voraus festgelegt, statt bei einer Familie, die in den Tagen nach einem Verlust die Wünsche zu rekonstruieren versucht.
Verifiziert, nicht angenommen
Ein Dienst, der Fachleute automatisch auf der Grundlage eines Gerüchts benachrichtigte, würde mehr Schaden als Nutzen anrichten und würde von jeder sorgfältigen Kanzlei zu Recht abgelehnt. Y.O.D.O. ist auf dem gegenteiligen Prinzip aufgebaut. Nach einem Versterben geschieht nichts, bis dieses Versterben verifiziert wurde.
Wenn die Zeit gekommen ist, bringt eine vertraute Person, im Voraus vom Mandanten gewählt, die Sache über Y.O.D.O. vor. Die Plattform führt dann einen Verifizierungsprozess durch, bevor Nachrichten freigegeben oder Fachleute benachrichtigt werden. Ein 72-Stunden-Fenster ist bewusst eingebaut, eine absichtliche Pause, die Raum für Fürsorge lässt und dafür, dass jede Sorge geäußert werden kann, bevor etwas gesendet wird. Wenn eine Mitteilung Ihre Kanzlei erreicht, ist sie keine Vermutung und kein Tipp. Sie ist das Ergebnis eines sorgfältigen, bezeugten Prozesses, um den der Mandant selbst gebeten hat.
Das zählt beruflich. Es bedeutet, dass eine Benachrichtigung von Y.O.D.O. mit Vertrauen behandelt werden kann, als verlässliches Signal, dass die Angelegenheiten des Mandanten nun Aufmerksamkeit erfordern könnten, statt als ungeprüftes Geschwätz, das bestätigt werden muss, bevor etwas getan werden kann. Es zählt auch menschlich. Nichts wird überstürzt, nichts auf eine Weise automatisiert, die kalt wirken würde, und die Familie wird nie damit belastet, Ihre Kanzlei anzurufen, es sei denn, sie möchte es.
Die Rolle der besonderen Vertrauensperson und was sie für Ihre Kanzlei bedeuten kann
Innerhalb von Y.O.D.O. kann eine Person eine besondere Vertrauensperson benennen. Das ist eine vertraute Figur, die nach einem verifizierten Versterben zum Ansprechpartner wird und hilft, dass die richtigen Benachrichtigungen und Nachrichten die richtigen Menschen erreichen. Die Rolle ist kostenlos. Es gibt keine Kosten für die Kanzlei und keine Kosten für die Familie.
Für manche Mandanten wird die natürliche Wahl der Anwalt oder Notar sein, der ihre Angelegenheiten seit Jahren führt. Wo ein Mandant es wünscht, kann Ihre Kanzlei in dieser Rolle benannt werden. Das hält Sie in der beständigen, vertrauten Position, die Sie für so viele von ihnen bereits innehaben, aber mit einer wichtigen Änderung. Statt auf einen Anruf eines Angehörigen zu warten, der eine Schublade nach Ihren Kontaktdaten durchwühlen musste, wird Ihre Kanzlei direkt kontaktiert, über einen verifizierten Prozess, vom Mandanten selbst eingerichtet. Ob Sie dann lieber darauf warten, dass die Familie den nächsten Schritt macht, oder aus eigener Initiative einen behutsamen ersten Brief schreiben, ist ganz Ihre Wahl. Y.O.D.O. entfernt einfach den Teil des Prozesses, der früher vom Glück abhing.
Für andere Mandanten wird die besondere Vertrauensperson jemand anderes sein, ein Familienmitglied, ein enger Freund, ein Testamentsvollstrecker, ein Bestatter. Das ist völlig in Ordnung, und Y.O.D.O. ist darauf ausgelegt, es zu unterstützen. In diesen Fällen ist Ihre Kanzlei nicht die besondere Vertrauensperson, aber Sie können trotzdem auf der Liste der benannten Fachleute des Mandanten stehen, die informiert werden, sobald ein Versterben verifiziert ist. Die einzelne neutrale Mitteilung, die in diesem Szenario gesendet wird, ist kurz, sachlich und frei von privaten Inhalten. Sie sagt Ihnen, was Sie wissen müssen, und nichts, was die Familie nicht freigegeben hat.
Was eine Benachrichtigung tatsächlich enthält
Es lohnt sich, dabei genau zu sein, denn Fachleute werden zu Recht fragen. Eine Benachrichtigung von Y.O.D.O. an eine benannte Fachkraft ist kurz und neutral. Sie bestätigt, dass ein Versterben über den Y.O.D.O.-Prozess verifiziert wurde, und identifiziert den Mandanten klar genug, damit Sie die Akte finden können. Sie gibt keine private Korrespondenz wieder, sie teilt keine versiegelten Nachrichten, die für andere Menschen bestimmt sind, und sie gibt keine personenbezogenen Daten über das hinaus weiter, was nötig ist, damit Sie auf die Information reagieren können.
Was Sie als Nächstes tun, ist ganz Ihnen überlassen und unterliegt Ihren üblichen Berufsregeln. Wenn Ihre Praxis darin besteht, zu warten, bis die Familie sich meldet, stellt die Benachrichtigung einfach sicher, dass Sie bereit sind, wenn sie es tut. Wenn Ihre Praxis darin besteht, zuerst zu schreiben, stellt sie sicher, dass Sie das umgehend und mit dem richtigen Kontext tun können. So oder so verlassen Sie sich nicht länger auf eine zufällige E-Mail drei Wochen später, um eine Arbeit zu beginnen, für deren Bereitschaft der Mandant Sie bezahlt hat.
Was Y.O.D.O. nicht ist
Grenzen zählen, besonders in diesem Beruf, und es lohnt sich, ausdrücklich zu sein. Y.O.D.O. setzt keine Testamente auf, hält oder deutet sie nicht. Es gibt keine rechtliche oder finanzielle Beratung. Es verwaltet keine Nachlässe. Es erkennt keine medizinischen Ereignisse und kontaktiert keine Rettungsdienste. Es ist kein Ersatz für irgendeine Arbeit, die ein Anwalt oder Notar bereits für den Mandanten leistet.
Was es tut, ist enger gefasst und auf seine Weise wichtig. Es hält die eigenen Worte einer Person und ihre Liste vertrauter Kontakte, einschließlich der von ihr gewählten Fachleute, und teilt die richtige Information mit den richtigen Menschen im richtigen Moment, nach einem sorgfältigen Verifizierungsprozess. Es ist darauf ausgelegt, neben der juristischen Arbeit zu stehen, nicht über ihr.
Vertrauen, Sicherheit und die Dinge, die eine sorgfältige Kanzlei wissen will
Keine Kanzlei sollte einen Dienst dieser Art übernehmen oder empfehlen, ohne sich von den Grundlagen zu überzeugen, und die Grundlagen sind hier solide. Y.O.D.O. wird von Y.O.D.O. Ltd betrieben, einem britischen Unternehmen, registriert beim Companies House unter 15736034 und beim Information Commissioner's Office unter ZC015883. Es ist nach den Standards der UK-DSGVO gebaut. Daten werden innerhalb des EWR gehalten. Der Dienst ist nach den Barrierefreiheitsstandards WCAG 2.2 AA gebaut, was zählt, wenn zu den Nutzern Menschen gehören, die krank, alt oder in Trauer sind. Zahlungen werden von Stripe abgewickelt, sodass die Kanzlei und die Familie mit etablierter Infrastruktur statt mit etwas Improvisiertem zu tun haben.
Über den technischen Standards steht ein einfacheres Prinzip. Sensibilität ist der gesamte Auftrag, kein am Ende hinzugefügtes Merkmal. Jeder Teil des Dienstes ist mit Zurückhaltung gestaltet, in der Annahme, dass er in den fragilsten Momenten im Leben eines Menschen genutzt wird. Unterlagen zu all dem stehen jedem Partner zur Verfügung, der danach fragt, und jede einzelne Fachkraft, die sich vor einer Empfehlung des Dienstes der Lage vergewissern möchte, kann das direkt tun.
Wie man es einem Mandanten vorstellt
Die meisten Mandanten werden dies nicht von selbst ansprechen. Menschen, die einen Urlaub bis ins Detail planen, schieben oft das Nachdenken über die eine Gewissheit hinaus, der keiner von uns entgeht, und selbst wenn sie diszipliniert genug waren, ein Testament zu machen, wird die Frage, wie überhaupt jemand benachrichtigt wird, wenn die Zeit kommt, selten angesprochen. Die Kanzlei ist gut aufgestellt, es behutsam zu erwähnen, an den natürlichen Momenten, in denen diese Themen ohnehin auf dem Tisch liegen.
Ein Testamentsgespräch ist ein solcher Moment. Der Mandant denkt per Definition bereits darüber nach, was geschehen soll, wenn er nicht mehr da ist. Ein kurzer Satz genügt. Es gibt einen Dienst namens Y.O.D.O., der Ihnen erlaubt, im Voraus zu entscheiden, wer informiert werden soll und was er hören soll, wenn die Zeit kommt, einschließlich dieser Kanzlei. Er ist für Einzelpersonen kostenlos zu prüfen und einfach einzurichten. Möchten Sie eine Notiz dazu mit Ihrem Entwurf?
Eine Nachlassplanungsüberprüfung ist ein weiterer. Vollmachten, dauerhafte und fortdauernde, werden oft zusammen mit Testamenten aufgefrischt, und das Gespräch driftet naturgemäß zu dem, was am Ende geschieht. Eine Zeile darüber, wie der Mandant möchte, dass seine beruflichen Kontakte benachrichtigt werden, und wie Y.O.D.O. das ruhig handhaben kann, ohne die Familie zu belasten, kann neben den anderen Vorkehrungen stehen, ohne sich wie ein Verkaufsgespräch anzufühlen, denn das ist es nicht.
Nachlass und Nachsorge sind ein dritter. Familien, die durch den Nachlass gehen, werden oft schmerzhaft bewusst, dass ihre eigenen Angelegenheiten nicht geordneter sind als die des Verstorbenen. Ein behutsamer Vorschlag in diesem Gespräch kann einer anderen Familie dieselbe Woche der Verwirrung Jahre später ersparen.
In jedem Fall verkauft die Kanzlei nichts und verwaltet die Daten des Mandanten nicht. Der Mandant entscheidet, ob er Y.O.D.O. nutzt, der Mandant richtet es ein, und der Mandant kontrolliert, wer benannt wird. Ihre Rolle besteht nur darin, ihn darauf aufmerksam zu machen, dass die Option existiert.
Eine kleine Änderung darin, wie die Nachricht von einem Versterben Sie erreicht
Für die meisten Kanzleien ändert die Aufnahme von Y.O.D.O. in ihre Gespräche mit Mandanten am täglichen Betrieb der Kanzlei nicht viel. Was sich ändert, ist, wie eine bestimmte Art von Nachricht ankommt. Statt eines Angehörigen, der in der Woche nach einem Tod eine Schublade durchsucht, einer E-Mail, eines Anrufs oder manchmal Stille, erreicht eine einzige, verifizierte, neutrale Mitteilung die Kanzlei im richtigen Moment. Von dort handelt die Kanzlei, wie sie es immer würde, mit dem Arbeitsstil, den sie bevorzugt, und mit dem zusätzlichen Trost zu wissen, dass die Familie nicht gebeten wurde, den ersten Anruf allein zu tragen.
Wenn Sie mehr erfahren möchten oder durchsprechen wollen, wie Y.O.D.O. neben die Arbeit passen könnte, die Ihre Kanzlei bereits leistet, finden Sie die Details unter yodo.ltd, und ich würde jeden Partner oder Notar gern ausführlicher durch den Verifizierungsprozess und die Rolle der besonderen Vertrauensperson führen.